כאן תמצאו תבניות עבודה למשימות שחוזרות בכל מחלקה. לכל פרומפט מצוין מה צריך לצרף או להזין לפני השימוש.
01
שירות לקוחות
ניתוח פניות שירות וזיהוי חריגים
מה צריך לצרף:דוח, טבלה או רשימה של פניות שירות לתקופה הרצויה. רצוי שהמידע יכלול לפחות את נושא הפנייה, תיאור, תאריך, בניין וסטטוס טיפול.
אני מצרף/ת דוח או רשימה של פניות שירות שהתקבלו בתקופה האחרונה.
אני רוצה שתעזור לי להבין במה צריך להתמקד ולא רק לסכם את הרשימה.
נתח את הפניות ובצע את הפעולות הבאות:
סווג את הפניות לפי נושאים מרכזיים.
זהה פניות דחופות או חריגות שדורשות טיפול מהיר או התערבות מנהל.
זהה מספר פניות שנראות קשורות לאותו אירוע או לאותה תקלה.
הצף נושאים שחוזרים על עצמם.
הצג פניות שעדיין פתוחות או שהטיפול בהן נראה מתעכב.
סדר את הנושאים לפי רמת הדחיפות שאתה מציע.
הצג קודם טבלת חריגים ודברים שדורשים טיפול, ולאחריה סיכום קצר של התמונה הכללית.
אל תנחש מידע שלא מופיע בדוח. אם אי אפשר לקבוע דחיפות על סמך הנתונים הקיימים, ציין זאת.
אם אני רוצה להשתמש בסף, קטגוריות או כללי דחיפות אחרים, התאם את הניתוח להנחיות שאוסיף כאן:
[הוסיפו כאן הנחיות במידת הצורך]
תמונת מצב של בניין מתוך פניות השירות
מה צריך לצרף:פניות השירות של בניין מסוים לתקופה שרוצים לבדוק.
אני מצרף/ת את פניות השירות של בניין:
[כתובת הבניין]
לתקופה:
[התקופה הרלוונטית]
צור עבורי תמונת מצב קצרה וברורה של הבניין על סמך הפניות בלבד.
כלול:
הנושאים המרכזיים שעלו.
תקלות או נושאים שחזרו יותר מפעם אחת.
פניות שעדיין פתוחות.
אירועים חריגים או משמעותיים.
נושאים שנראה שכדאי לבדוק לעומק.
עד 3 פעולות המשך שכדאי לשקול.
הפרד בין מידע שמופיע בפניות לבין מסקנות שלך.
אל תנחש סיבות לתקלות ואל תקבע שהבעיה נפתרה אם הדבר אינו מופיע במידע.
02
אחזקה ותפעול
הצלבת משימות מול דיווחי ביצוע
מה צריך לצרף:רשימת המשימות או פניות השירות שהועברו לטיפול, יחד עם דיווחי הביצוע של אנשי האחזקה או הספקים.
אני מצרף/ת:
רשימת משימות או פניות שהועברו לטיפול.
דיווחי ביצוע של אנשי אחזקה ו/או ספקים.
השווה בין שני מקורות המידע והכן תמונת מצב שמראה:
אילו משימות בוצעו.
אילו משימות עדיין פתוחות.
אילו משימות דווחו כבוצעות אך חסר בהן מידע או תיעוד.
אילו משימות מופיעות ברשימת העבודה אך לא מצאתי עבורן דיווח ביצוע.
אילו נושאים נראים כמתעכבים או דורשים בדיקה נוספת.
האם קיימות סתירות בין מקורות המידע.
הצג את התוצאה בטבלה עם העמודות:
משימה | סטטוס | מקור המידע | מה חסר או דורש בדיקה | פעולה מוצעת
אל תסמן משימה כבוצעה אלא אם יש לכך אינדיקציה ברורה בחומרים שצירפתי.
תיעדוף משימות אחזקה וחריגים
מה צריך לצרף:רשימת פניות או משימות האחזקה שדורשות טיפול.
אני מצרף/ת רשימת פניות או משימות אחזקה שצריך לטפל בהן.
עזור לי להפוך אותה לסדר עבודה לפי דחיפות ומשמעות.
חלק את המשימות ל-3 רמות:
דחוף - דורש טיפול מיידי או מהיר.
חשוב - דורש טיפול, אך אינו מצב חירום.
שוטף - ניתן לשלב במסגרת העבודה השוטפת.
בכל משימה הצג:
תיאור קצר.
הבניין.
רמת הדחיפות.
הסיבה לדירוג.
מי צריך לטפל, אם ניתן להבין זאת מהמידע.
מידע שחסר לצורך קבלת החלטה.
אל תמציא כללי דחיפות שאינם ברורים מהמידע. אם אינך בטוח ברמת הדחיפות, סמן את המשימה כ"דורש בדיקה".
כללי דחיפות נוספים שאני רוצה שתיקח בחשבון:
[הוסיפו כאן במידת הצורך]
03
גבייה
איתור בניינים שדורשים טיפול לפי אחוז חוב
מה צריך לצרף:דוח מערכת שמרכז את מצב הגבייה בכלל הבניינים וכולל אחוז חוב או נתונים שמאפשרים לחשב אותו.
אני מצרף/ת דוח מערכת על מצב הגבייה בכלל הבניינים.
אני רוצה לזהות במהירות את הבניינים שדורשים תשומת לב של מחלקת הגבייה.
הצג רק בניינים שבהם אחוז החוב הוא:
[הזינו סף, לדוגמה: 60%]
ומעלה.
עבור כל בניין הצג בטבלה:
כתובת הבניין.
אחוז החוב.
סכום החוב הכולל.
מספר הדירות החייבות, אם קיים בדוח.
חוב ועד שוטף.
חוב גבייה מיוחדת.
חוב אחר.
הערה קצרה על מה דורש תשומת לב.
מיין את הרשימה מהבניין בעל אחוז החוב הגבוה ביותר לנמוך ביותר.
בסוף הצג:
מספר הבניינים שעברו את הסף.
5 הבניינים עם מצב הגבייה החריג ביותר.
התבסס רק על נתוני הדוח ואל תשלים נתונים חסרים.
תמונת מצב גבייה של בניין לנציגות
מה צריך לצרף:דוח הגבייה המפורט של בניין מסוים.
אני מצרף/ת דוח גבייה מפורט של בניין:
[כתובת]
צור ממנו תמונת מצב קצרה וברורה שניתן להציג לנציגות הבניין.
כלול לפי הנתונים הקיימים:
סך הגבייה המתוכננת.
הסכום שנגבה עד כה.
היתרה לגבייה.
אחוז הגבייה.
מספר הדירות שבהן קיימת יתרה לתשלום.
מצב הגבייה השוטפת.
מצב הגבייה המיוחדת, אם קיימת.
נתונים חריגים שכדאי להפנות אליהם תשומת לב.
בסוף הוסף תקציר של 3-5 נקודות מרכזיות לנציגות.
חשוב:
אל תכלול הערות גבייה פנימיות, מספרי טלפון, כתובות מייל, מידע על אמצעי תשלום, מידע משפטי או מידע אישי שאינו נחוץ לנציגות.
אל תנחש מידע שאינו מופיע בדוח.
הכנת גבייה מיוחדת
מה צריך לצרף:הסכום הכולל שיש לגבות, רשימת הדירות והנתון שלפיו מחלקים את הגבייה.
אני צריך/ה להכין גבייה מיוחדת לבניין.
אני מצרף/ת:
הסכום הכולל שצריך לגבות.
רשימת הדירות.
הנתונים הדרושים לחלוקת הסכום.
אופן החלוקה הוא:
[חלוקה שווה / לפי שטח הדירה / לפי מפתח אחר - פרטו]
בצע את הפעולות הבאות:
חשב כמה נדרש לגבות מכל דירה.
הצג טבלה עם מספר הדירה, הנתון שעל פיו חושב החלק שלה והסכום לתשלום.
חשב מחדש את סכום כל השורות וודא שהוא תואם לסכום הכולל שאמור להיגבות.
אם קיימת סטייה בגלל עיגול מספרים, הצג אותה במפורש.
סמן מידע חסר או נתון שעלול להשפיע על החישוב.
אל תנחש את שיטת החלוקה אם לא הוגדרה.
בסוף הצג סיכום קצר:
סכום כולל לגבייה | מספר דירות | סך החלוקה שחושבה | הפרש, אם קיים.
04
הנהלת חשבונות
חילוץ וריכוז מידע מחשבוניות
מה צריך לצרף:חשבוניות ספקים, כקבצים נפרדים או כאוסף מסמכים.
אני מצרף/ת חשבוניות ספקים שאני רוצה לרכז לצורך בדיקה והמשך טיפול.
חלץ מכל חשבונית את המידע הבא, ככל שהוא מופיע:
שם הספק.
מספר חשבונית.
תאריך החשבונית.
סכום לפני מע"מ.
מע"מ.
סכום כולל לתשלום.
כתובת הבניין או הפרויקט שאליו החשבונית מתייחסת.
תיאור העבודה או השירות.
מועד תשלום, אם צוין.
רכז את כל המידע בטבלה אחת.
בנוסף:
סמן חשבוניות שבהן חסר אחד מהפרטים המרכזיים.
סמן חשבוניות שנראות ככפולות לפי מספר חשבונית, ספק, סכום ותאריך.
הצג בנפרד מקרים שאינך בטוח לגביהם ודורשים בדיקה ידנית.
אל תשלים מידע שלא ניתן לקרוא מהחשבונית.
יצירת תמונת מצב כספית של בניין
מה צריך לצרף:הדוחות הרלוונטיים לבניין, למשל מצב חשבון, תנועות, חשבוניות, תשלומים לספקים, התחייבויות וכספים שעדיין צפויים להיכנס.
אני מצרף/ת מספר מקורות מידע כספיים של בניין:
[כתובת הבניין]
המקורות עשויים לכלול מצב חשבון, תנועות, חשבוניות, תשלומים, התחייבויות וכספים שעדיין צפויים להיכנס.
צור תמונת מצב כספית ברורה של הבניין נכון למידע המצורף.
כלול:
יתרת החשבון הידועה.
תשלומים שבוצעו.
תשלומים או התחייבויות שעדיין צפויים לצאת.
כספים שעדיין אמורים להיכנס.
סכומים שטרם נפרעו או נסגרו.
חריגים או פערים שדורשים בדיקה.
מידע שחסר כדי להבין את התמונה המלאה.
בסוף כתוב תקציר מנהלים קצר:
מה מצב הבניין כרגע.
אילו נושאים דורשים תשומת לב.
מה כדאי לבדוק לפני ביצוע תשלומים נוספים.
אל תניח ששני נתונים ממקורות שונים מתייחסים לאותה עסקה אלא אם ניתן לזהות זאת בבירור.
05
פרויקטים
הפיכת תיאור מהשטח לדוח ליקויים ומפרט עבודה ראשוני
מה צריך לצרף:תמלול או תיאור חופשי מהשטח. אפשר גם להשתמש בתמלול של הקלטה קולית.
אני מצרף/ת תיאור מהשטח של מצב בבניין:
[הדביקו כאן תמלול או צרפו אותו]
בשלב הראשון, הפוך את המידע לדוח מקצועי ומסודר שכולל:
הליקויים שזוהו.
המיקום של כל ליקוי, אם צוין.
רמת הדחיפות או הסיכון, רק כאשר ניתן להסיק זאת באופן סביר.
המלצות להמשך בדיקה או טיפול.
מידע שחסר וצריך להשלים.
לאחר הדוח, צור מפרט עבודה ראשוני לקבלן המבוסס על הליקויים והעבודות שתוארו.
חשוב:
אל תמציא ליקויים, כמויות, שיטות ביצוע, חומרים או דרישות מקצועיות שלא נמסרו לך.
סמן בנפרד כל נקודה שמחייבת בדיקה של איש מקצוע לפני שמכניסים אותה למפרט סופי.
בניית לוח זמנים או גאנט
מה צריך לצרף:הצעת מחיר, מפרט עבודה או רשימת שלבים של הפרויקט.
אני מצרף/ת:
[הצעת מחיר / מפרט עבודה / רשימת משימות]
עבור הפרויקט:
[שם או כתובת הפרויקט]
הפוך את המידע לתכנית עבודה ולוח זמנים ראשוני.
לכל שלב הצג:
שם המשימה.
מה צריך לקרות בה.
משימות שצריכות להסתיים לפניה.
משך משוער, רק אם ניתן להסיק אותו מהמידע או אם נתתי אותו.
הגורם האחראי, אם צוין.
נקודות בקרה או אישורים נדרשים.
הצג את התוצאה בטבלה שמתאימה להעברה לגאנט.
אל תמציא משכי עבודה. אם חסר משך למשימה, כתוב "נדרש להגדיר".
בסוף הצג את התלויות העיקריות ואת הנקודות שעלולות לעכב את הפרויקט.
הצגת חלופות מקצועיות בצורה מסודרת
מה צריך להכניס:תיאור מדויק של הבעיה, המצב הקיים, המטרה והמגבלות הידועות.
אני רוצה לעשות סדר בחלופות האפשריות לטיפול בנושא מקצועי.
המצב:
[תארו את הבעיה]
מידע נוסף שחשוב לדעת:
[גיל הבניין / מיקום / מגבלות / עבודות קודמות / תקציב / מידע רלוונטי אחר]
עזור לי למפות את החלופות האפשריות.
לכל חלופה הצג:
תיאור קצר.
יתרונות.
חסרונות.
באילו מצבים היא עשויה להתאים.
סיכונים או מגבלות.
איזה מידע נוסף צריך לבדוק לפני שמחליטים.
בסוף צור טבלת השוואה בין החלופות.
אל תבחר עבורי פתרון סופי ואל תציג את התוצאה כתחליף לבדיקה מקצועית בשטח.
אם ההחלטה תלויה בנתון הנדסי, בטיחותי או מקצועי שלא קיים במידע שסיפקתי, ציין זאת במפורש.
