בניית מסמכי בסיס

אני רוצה ליצור מסמך בסיס שייתן ל-ChatGPT הקשר קבוע על החברה שבה אני עובד/ת, כדי שיוכל לעזור לי בהמשך בצורה מדויקת ורלוונטית יותר.

המסמך צריך לתאר בצורה ברורה ומעשית:
- מה החברה עושה ואילו שירותים היא נותנת
- מי הלקוחות והגורמים שמולם היא עובדת
- איך העבודה בחברה מתנהלת באופן כללי
- אילו מחלקות ותפקידים מרכזיים קיימים
- אילו סוגי משימות ותהליכים חוזרים קיימים
- אילו מערכות, מסמכים ומקורות מידע מרכזיים משמשים בעבודה, אם רלוונטי
- אילו עקרונות חשוב להבין כדי לעבוד נכון בהקשר של החברה

אל תכתוב עדיין את המסמך.

קודם שאל אותי עד 8 שאלות ממוקדות שיעזרו לך לקבל את המידע שבאמת נחוץ. אל תשאל שאלות כלליות שאינן מוסיפות ערך למסמך.

לאחר שאענה, צור מסמך בסיס ברור ותמציתי, עם כותרות וסעיפים שקל לעדכן בהמשך.

אל תמציא מידע שלא נתתי לך. אם משהו חשוב עדיין חסר, סמן אותו כ"מידע להשלמה".

אני רוצה ליצור מסמך בסיס שמרכז את המדיניות, הכללים ועקרונות העבודה הקיימים בחברה, כדי שאוכל לצרף אותו ל-ChatGPT כאשר אני מבקש/ת ממנו לעזור בניסוחים, ניתוחים או משימות שצריכים להתאים לדרך העבודה שלנו.

המסמך יכול לכלול, לפי מה שרלוונטי:
- כללים ועקרונות בעבודה מול לקוחות, דיירים, נציגויות, ספקים וגורמים אחרים
- דברים שמותר ואסור להתחייב אליהם
- מקרים שדורשים אישור מנהל
- כללים לגבי העברת מידע או הסלמת אירועים
- עקרונות שירות ותקשורת
- סדרי עדיפויות או כללים לקבלת החלטות
- מגבלות או דברים שחשוב שהצ'אט לעולם לא יניח בעצמו

המטרה אינה להמציא נוהל חדש, אלא לתעד בצורה מסודרת את הכללים והמדיניות שכבר קיימים בפועל.

אל תכתוב עדיין את המסמך.

קודם שאל אותי עד 8 שאלות ממוקדות שיעזרו לחשוף את הכללים החשובים בעבודה היומיומית.

לאחר שאענה, צור מסמך מסודר וקצר יחסית, המחולק לפי נושאים.

אל תוסיף מדיניות, התחייבויות או כללים שלא נתתי לך. כאשר משהו אינו ברור, ציין אותו כ"נקודה שדורשת בירור".

אני רוצה ליצור מסמך בסיס שמתאר את המחלקה שאני מנהל/ת ואת אופן העבודה שלה, כדי ש-ChatGPT יוכל להבין את ההקשר כשאני נעזר/ת בו במשימות מקצועיות.

המסמך צריך לכלול לפי הצורך:
- מטרת המחלקה ותחומי האחריות שלה
- מי עובד במחלקה ואילו תפקידים קיימים
- עם אילו מחלקות וגורמים אנחנו עובדים
- אילו משימות ותהליכים חוזרים מתבצעים במחלקה
- מאיפה מגיעות משימות או פניות ואיך מטפלים בהן
- אילו מסמכים, דוחות ומערכות משמשים אותנו
- מהם הדברים החשובים ביותר שמנהל המחלקה צריך לעקוב אחריהם
- אילו חריגים, בעיות או מצבים דורשים תשומת לב מיוחדת
- אילו החלטות המחלקה יכולה לקבל בעצמה ומה דורש אישור או התייעצות

אל תכתוב עדיין את המסמך.

קודם שאל אותי עד 8 שאלות ממוקדות. התאם את השאלות למה שאני מספר/ת ואל תשאל דברים שכבר עניתי עליהם.

לאחר שאענה, צור מסמך ברור, מעשי ותמציתי שאוכל להשתמש בו כמסמך הקשר קבוע בעבודה עם ChatGPT.

אל תנחש מידע שחסר. סמן מידע מהותי שחסר כ"מידע להשלמה".

אני רוצה ליצור מסמך בסיס שמגדיר את סגנון הכתיבה והתקשורת הרצוי שלנו, כדי ש-ChatGPT יוכל לנסח הודעות ומיילים שמתאימים לחברה ולמחלקה.

אם יש לי דוגמאות למיילים, הודעות או טקסטים שכבר נכתבו בצורה טובה, אצרף אותן כדי שתנתח אותן.

המסמך צריך להגדיר בין היתר:
- הטון הרצוי
- רמת הרשמיות
- אורך ורמת פירוט
- מילים או סגנונות שכדאי להשתמש בהם
- מילים, ניסוחים או סגנונות שכדאי להימנע מהם
- איך להסביר בעיה, עיכוב או מידע לא נעים
- איך להיות מקצועיים בלי להישמע קרים או רובוטיים
- האם וכיצד הסגנון משתנה בין דיירים, ועדי בתים, ספקים וגורמים אחרים

אל תכתוב עדיין את מסמך הסגנון.

קודם:
1. אם צירפתי דוגמאות כתיבה, נתח אותן.
2. שאל אותי עד 6 שאלות ממוקדות על דברים שלא ניתן להבין מהדוגמאות.

לאחר שאענה, צור מדריך כתיבה קצר ומעשי שיכלול עקרונות ברורים וגם מספר דוגמאות קצרות של "עדיף כך" מול "פחות מתאים".

אל תייחס לנו סגנון או כלל שלא ניתן להסיק מהמידע שנתתי.