פרומפטים לעבודה יומיומית

אני צריך/ה לנסח [מייל / הודעת WhatsApp] בנושא הבא:
[כתבו כאן בקצרה מה קרה ומה אתם רוצים לומר]

הנמען הוא: [דייר / לקוח / ספק / עובד / מנהל / גורם אחר].

נסח את ההודעה בצורה מקצועית, ברורה ואנושית.
שמור על ניסוח ענייני ולא ארוך מדי.
אל תוסיף עובדות, התחייבויות או פרטים שלא נתתי לך.

אם חסר מידע מהותי לצורך הניסוח, שאל אותי לפני שאתה כותב את הגרסה הסופית.

מצורף טקסט שכבר כתבתי:
[הדביקו כאן את הטקסט]

שמור על התוכן והמשמעות, אבל כתוב אותו מחדש בטון [מקצועי / אנושי / רגיש / אסרטיבי / קצר וענייני].

אל תשנה עובדות ואל תוסיף התחייבויות או מידע שלא הופיעו בטקסט המקורי.

אני צריך/ה להעביר את אותו מידע לכמה גורמים שונים.

המידע:
[הדביקו כאן]

הכן גרסה נפרדת עבור:
[נמען ראשון]
[נמען שני]
[נמען שלישי]

שמור על אותן עובדות בכל הגרסאות, אבל התאם את רמת הפירוט, השפה והטון לכל נמען.
ציין אם יש מידע שלדעתך לא נכון להעביר לאחד מהנמענים.

מצורף סיכום או תמלול של ישיבה.

קרא אותו והכן:
תקציר קצר של הנושאים המרכזיים.
החלטות שהתקבלו.
משימות לביצוע, כולל אחראי אם צוין.
מועדים ותאריכים שהוזכרו.
נושאים שנשארו פתוחים או דורשים החלטה.

הצג את המשימות בטבלה.
אל תשלים מידע שלא נאמר. אם לא צוין אחראי או מועד, כתוב "לא צוין".

מצורף מסמך או תיאור של תהליך שאנחנו מבצעים.

הפוך אותו לצ'קליסט עבודה ברור ומעשי.
סדר את הפעולות לפי הסדר שבו נכון לבצע אותן.

לכל שלב ציין:
מה צריך לעשות.
איזה מידע או מסמך נדרש.
מה צריך לבדוק לפני שממשיכים.

אל תמציא שלבים שלא קיימים במידע. אם לדעתך חסר שלב חשוב, הצג אותו בנפרד תחת "נקודה לבדיקה".

מצורפים הערות, עדכונים או מידע שנאסף ממספר מקומות:
[הדביקו כאן]

ארגן את המידע בצורה ברורה לפי:
נושאים מרכזיים.
מה כבר בוצע.
מה עדיין פתוח.
משימות להמשך.
מי אחראי, אם צוין.
מועדים, אם צוינו.
נקודות שדורשות בירור.

אל תשלים פרטים שחסרים במידע המקורי.

קרא את המסמך המצורף וחלץ ממנו רק את המידע הבא:
תאריכים ומועדים.
סכומים.
התחייבויות.
החלטות.
משימות.
אחראים.
מידע שדורש פעולה או מעקב.

הצג את התוצאה בטבלה וציין ליד כל פריט מאיפה במסמך הוא נלקח.
אם אחד מסוגי המידע לא מופיע במסמך, אל תנחש.

מצורפות שתי גרסאות של אותו מסמך.

השווה ביניהן והצג רק את ההבדלים המהותיים.

חלק את התוצאה ל:
מידע שנוסף.
מידע שהוסר.
מידע ששונה.
סכומים, תאריכים או התחייבויות שהשתנו.
שינויים שעשויים להשפיע על החלטה או פעולה.

אל תתעכב על שינויי ניסוח קטנים שאין להם משמעות מעשית.

מצורף דוח או טבלה.

נתח את המידע והכן תקציר מנהלים קצר שכולל:
שלוש התובנות החשובות ביותר.
חריגים או נתונים שדורשים תשומת לב.
מגמות או דפוסים בולטים.
מידע שחסר כדי להבין את התמונה המלאה.
עד שלוש פעולות או שאלות שכדאי לבדוק בהמשך.

הפרד בבירור בין נתונים שמופיעים במקור לבין מסקנות שלך.
אל תניח מה הסיבה לנתון אם היא לא מופיעה במידע.

צור מסמך עריך על בסיס התוכן והקבצים שצירפתי.

אם מצורפת תבנית מסמך של החברה, השתמש בה כקובץ ייחוס ושמור ככל האפשר על העיצוב והמיתוג שלה, כולל:

הלוגו ומיקומו
מבנה העמוד
כותרות ופונטים
Header ו-Footer, אם קיימים
סגנון הטבלאות

בכל מסמך בעברית:

השתמש בכיוון כתיבה מלא מימין לשמאל.
יישר את כל הפסקאות לימין.
שמור גם בטבלאות על כיוון RTL, סדר עמודות שמתאים לקריאה בעברית ויישור התוכן לימין.
השתמש ברווח של 1.5 בין השורות.
אל תשנה את משמעות התוכן ואל תוסיף מידע שלא קיים בחומרים שסיפקתי.

לפני מסירת הקובץ, בצע בדיקה נוספת של העימוד וודא שאין כותרות, פסקאות, רשימות או טבלאות שעברו בטעות לכיוון או ליישור שמאל.

התוכן שממנו יש ליצור את המסמך:
[צרפו קובץ או הדביקו כאן את התוכן]

סוג המסמך הרצוי:
[לדוגמה: דוח ללקוח / סיכום חודשי / מפרט עבודה / סיכום ישיבה]

טיפ: לתוצאות עקביות יותר, שמרו ב-Project מסמך Word אחד של החברה שנראה בדיוק כפי שאתם רוצים שמסמכים חדשים ייראו, והשתמשו בו כתבנית ייחוס.